Het keuzemenu is een krachtige en flexibele manier om allerlei mogelijke acties en keuzes in onder te brengen.

Aandachtspunten

Er zijn een aantal aandachtspunten waarmee u rekening kunt houden om de beller een zo kort en prettig mogelijke ervaring te geven:

1. Minder is beter. Probeer het aantal keuzes te beperken. Als er te veel informatie is, haken bellers sneller af. Maak het keuzemenu zo ‘ondiep’ mogelijk. Dat wil zeggen: geef de beller niet te veel vervolgkeuzes na hun eerste keuze.
2. Eerst de keuze, dan het nummer. Dat wordt beter onthouden. “Toets 1 voor de afdeling verkoop” zou eigenlijk moeten zijn “Voor de afdeling verkoop, toets 1”.
3. Snelheid. Zorg voor korte duidelijke teksten geef de beller die het menu al kent de mogelijkheid meteen het gewenste nummer in te typen zonder het de hele tekst van het keuzemenu te moeten beluisteren.
4. Geef elke keuze een einde.
   Iedere ‘tak’ in de boom van het belmenu dient een einde te hebben: een wachtrij, een medewerker, een digitaal antwoordapparaat of een meldtekst. Voorkom dat er een optie is die bellers weer terug naar het begin van het keuzemenu stuurt.
5. Laat de tekst inspreken door een professionele stem, dit geeft uw organisatie een perfecte indruk;

Op deze manier houdt u de tijd die uw bellers binnen het belmenu doorbrengen zo kort mogelijk en geeft u bellers altijd het gevoel dat zij goed geholpen zijn.

Bij de Axeos pbx heeft u vele mogelijkheden om het keuzemenu samen te stellen. Een paar handige voorbeelden:

• Zo kunt u bijvoorbeeld de taalkeuze automatiseren. U kunt zelf geluidsfiles opnemen/uploaden in verschillende talen en in de ‘set language’ regel in het belplan aangeven welke file afgepeeld moet worden.
• Het is voor de beller mogelijk om tijdens het afspelen van het menu al een keuze te maken met elk nummer. Dit is sneller voor de bellers die de nummer-combinatie al kennen.
• Het is mogelijk om vanuit een belmenu een ander belmenu aan te roepen.
• De geluidsfile voor het menu wordt standaard na 8 seconden herhaald. Let op: deze herhaling is oneindig. U kunt een bepaalde keuze de standaard keuze maken, indien de beller geen keuze maakt. In dat geval treedt er geen herhaling op van de openingsboodschap.
• Er is geen limiet aan het aantal belmenu’s.

Instellen van een keuzemenu

In het menu Acties/Keuzemenu kunt u een nieuw keuzemenu aanmaken of bestaande keuzemenu’s wijzigen.

• Naam: naam van het telefoonmenu
• Geluid: deze boodschap speelt af als de beller in het belmenu komt (toets 1 voor…, toets 2 voor vragen over… etc.).
• Time-out: na deze tijd wordt de geluidsfile opnieuw afgespeeld, of wordt er een keuze gemaakt uit een optie in het menu (afhankelijk van uw instelling).
• Inclusief extensies: als deze aan staat kan de beller een bekende extensie invoeren en direct worden doorgeschakeld naar dat nummer.

Wanneer u in dit scherm op ‘toevoegen’ klikt, kunt u de verschillende menukeuzes invoeren. Klik op het plusteken om de stappen van elke keuze te kunnen zien.

Het aantal mogelijkheden bij het maken van keuzemenu’s is zeer groot. We geven een paar voorbeelden. Een  uitgebreid voorbeeld van een keuzemenu, vindt u in dit artikel.

Voorbeeld 1

In dit voorbeeld wordt keuze 1 standaard gekozen als na 8 seconden de beller geen keuze heeft gemaakt.

Voorbeeld 2

In het tweede voorbeeld zijn er drie menu-onderdelen. Als de beller 1 toetst, zal het telefoonnummer en de naam eerst worden opgezocht in het telefoonboek en zal dan doorgezet worden naar de receptie. Hiermee eindigt dit belmenu omdat het gesprek is overgenomen door een ander proces.

Het derde voorbeeld: Als de beller optie 2 kiest in het derde voorbeeld, dan:

Voorbeeld 3

• Answer the call and wait one second.Dit betekent dat de telefoon stopt met overgaan en het audiokanaal geopend is.
• Als de beller vanuit Frankrijk belt (aannemende dat de PBX niet in Frankrijk staat), dan zal “FR” voor het nummer worden getoond in het display.
• Dan wordt de taal gekozen en worden automatisch de Franse geluidsfiles geselecteerd.
• De volgende stap is dat de beller in de wachtrij wordt geplaatst en de Franse geluidsbestanden worden afgespeeld.
• Indien de beller anoniem is of niet uit Frankrijk belt, zal het gesprek in het belmenu ‘Menu in het Engels’ worden geplaatst.