Kies in het menu Acties/Voicemail voor Toevoegen om een nieuwe voicemailbox aan te maken.

Instellingen

• Nummer: het nummer waarnaar de mailbox verwijst. Meestal is dit nummer gelijk aan de extensie van de gebruiker of telefoon.
• Wachtwoord: een numeriek veld waarmee men toegang tot de voicemailbox krijgt via het telefoonmenu.
• E-mail: het e-mailadres waarnaar de geluidsfile van de voicemail toegestuurd wordt (optioneel)
  • Let op: als er een nieuwe voicemailbox wordt aangemaakt, staat de optie “Geluidsbestand toevoegen als bijlage” standaard aangevinkt. Als hier geen e-mailadres wordt ingevoerd, kunnen voicemail-berichten niet verstuurd worden en worden deze verwijderd. Zorg dat u de optie uitschakelt of dat u het juiste e-mailadres invoert.
• Beschrijving: optioneel vrije tekst veld.
• Maximum aantal berichten: het maximum aantal berichten dat in de box kan worden achtergelaten. Als dit maximum is bereikt kan de beller geen bericht meer achterlaten. Standaard staat deze op 20 berichten.
  • Let op: als de schijfruimte vol is, zal het systeem starten met het opschonen van de oudste voicemailberichten. Als er een e-mailadres is ingevuld bij E-mail en SMTP (in Systeem/Opties) zal de administrator ruim van tevoren een bericht krijgen voordat er berichten verwijderd worden.
• Geluidsbestand toevoegen als bijlage: het ingesproken voicemail bericht zal als bijlage worden toegevoegd aan een e-mail.
• Verwijderen: verwijdert het bericht van de harde schijf nadat de e-mail verzonden is.
• Bellen vanuit voicemail-menu toestaan: gebruikers kunnen, op afstand, via het voicemail-menu naar externe nummers bellen.
  • Let op: als deze optie aan staan, kan dit gevolgen hebben voor de veiligheid.
• Herzien: geeft de beller de mogelijkheid om het ingesproken bericht te beluisteren en eventueel een nieuwe boodschap in te spreken.
• Voicemailbericht versturen: biedt de mogelijkheid een voicemailbericht door te sturen naar andere gebruikers.

Het is mogelijk om het standaard voicemail bericht te verwijderen en een eigen opgenomen bericht te gebruiken. Ga naar uw voicemail actieregel in Inkomend en zet de schakelaars bij Play greeting en Play instructions uit.

Voicemail lengte: de minimale lengte van een bericht is 3 seconden, het maximum 300 seconden (5 minuten).

Er wordt geen bericht opgenomen als de beller besluit op te hangen binnen 3 seconden.

Wees u ervan bewust dat voicemail berichten verwijderd worden als er een reboot plaatsvindt.

Local voicemail regel

Indien u een ‘local voicemail’ regel maakt in het belplan (lees rule editor options) houd u dan rekening met het volgende wanneer geluidsfiles worden afgespeeld:

De versies vóór 4.1.6. spelen ‘greeting’ niet af wanneer ‘local voicemail’ de eerste regel in het belplan is en er geen eerdere ‘dialstatus’ is. Dit betekent dat het bericht wél wordt afgespeeld als er eerst een ‘pbx-gebruiker-regel’ is en de gebruiker het gesprek niet aanneemt.

Vanaf versie 4.1.6. wordt het ‘greeting’ bericht afgespeeld ongeacht andere of eerdere regels.

Andere geluidsfiles die kunnen worden afgespeeld:

• Niet-beschikaar: dit bericht wordt afgespeeld wanneer de gebruiker niet beschikbaar is. Vanaf versie 4.1.6. wordt dit bericht ook afgespeeld wanneer er geen dialstatus is (dus wanneer ‘local voicemail’ de enige regel is in het belplan, zonder eerdere ‘pbx gebruiker-regel’). Indien er geen ‘niet-beschikbaar’- bericht is ingesteld, zal een standaardbericht worden afgespeeld. U kunt een ‘niet-beschikbaar’-bericht instellen door het voicemailmenu te bellen.
• Bezet: het bericht dat het nummer bezet is, wordt afgespeeld indien de gebruiker bezet is of op Niet Storen staat. Indien er geen Bezet-bericht is ingesteld, zal een standaardbericht worden afgespeeld. U kunt een ‘Bezet’-bericht instellen door het voicemailmenu te bellen.
• Tijdelijke begroeting: deze overschrijft de standaardberichten (zowel niet-beschikbaar als bezet-berichten). De tijdelijke begroeting kan weer verwijderd worden door optie 2 te kiezen in het voicemail/tijdelijke begroeting menu (*98 –> pin –> 0 voicemail box options –> 4 tijdelijke begroeting –> 2 verwijder uw tijdelijke begroeting)
• Via het *98 voicemail-menu kunt u ook de gebruikersnaam opnemen. Dit overschrijft de gebruikersnaam in standaardberichten (niet in zelfgemaakte berichten). Bijvoorbeeld bij het ‘Bezet’-bericht: “De persoon op nummer 401 is telefonisch in gesprek” zal gewijzigd worden in: “ is telefonisch in gesprek”.

Algemene instellingen

De ‘algemene instellingen’ worden gebruikt om de e-mail-instellngen te wijzigen. Het e-mailadres dat u opgeeft in het veld ‘Email van’ heeft een hogere prioriteit dan het e-mailadres dat u heeft opgegeven in Systeem/Opties/E-mail en SMTP.

De variables die binnen de standaard-configuratie in de e-mail gebruikt worden zijn:

${VM_NAME}
${VM_MAILBOX}
${VM_CALLERID}
${VM_DUR}
${VM_DATE}
${VM_CIDNUM}
${VM_MESSAGEFILE}

Daarnaast kun je nog de volgende gebruiken:

${VM_MSGNUM} het aantal voicemailberichten in de betreffende mailbox
${VM_CIDNAME} CALLERID naam